Как проводить совещание

Содержание[Скрыть]

Как проводить совещаниеСтатистика показывает, что большую часть времени любой руководитель проводит непосредственно на планерках, летучках и совещаниях. Такая уж специфика профессии управленца, чтобы направлять работу других людей, вдохновляя, наставляя и инструктируя ежедневно. Как проводить совещание правильно и эффективно, к величайшему сожалению, знают немногие.

Неэффективная работа

Причины, по которым и сам начальник, и все подчиненные тратят бесполезно уйму рабочего времени – это:

  1. Неумелая подготовка самого выступления: не записаны и не выделены заранее главные пункты и требования;
  2. Некомпетентное проведение совещания, когда суть выкладывается неэффективно, недоходчиво и неинтересно;
  3. Отсутствие четких выводов и итогов;
  4. Не зная основ того, как правильно проводить совещание, директора тратят много лишнего времени, вставляя ненужную информацию и ведя беседу не о том.

Эффективность вашей работы, если вы занимаете руководящую должность, напрямую зависит от вашего умения обрисовки конкретных целей работы. Вашим подчиненным вне зависимости от восприимчивости и возможностей понимания должно сразу становиться все ясно. Нужно иметь четкую цель, конкретную информацию и вливать её в уши своим слушателям.

Причины проведения совещания

Вся информация о том, как проводить совещание, изложена ниже и довольно проста для понимания. Для начала нужно определиться с причинами проведения того или иного собрания подчиненных. Существует список необходимых первоочередных причин, которые оправдывают проведение планерок и летучек:

  1. У вас существует конкретная проблема, которая требует только общего обсуждения. Такой проблемой может быть нововведение, которое коснется каждого и вам нужно принять общее решение.
  2. Вы хотите получить мнение большинства, чтобы подтвердить или опровергнуть свое решение? Группа обсуждает вопросы и дает порой гениальные идеи. У группы есть свои взгляды на любые проблемы.
  3. Если вы имеете четкие указание по определенным должностям и хотите полностью проинструктировать, как должен на данный момент строиться рабочий процесс;
  4. Может существовать много причин, по которым вы сможете ощутить, что группа требует совещания;
  5. Совсем легко догадаться, как эффективно построить и проводить свое совещание, если вы имеете информацию и хотите поделиться ею с остальными. 

Естественно, противопоказаны любые совещания, которые не имели времени на подготовку того, что будет говориться. Лучше отложить проблему и продумать все необходимое, чем проводить бесполезное совещание. Не вплетайте в общее обсуждение свои личные вопросы и конфликты, которые должны решаться наедине. Это не принесет никакой пользы группе, а тем более может выставить вас некорректным  и неэтичным.

Разобраться, как правильно проводить совещание, и в каких случаях избежать его, довольно просто. Слушайте свою деловую логику и интуицию. Совершенно бестолковыми станут планерки и летучки по вопросу, который либо не имеет никаких путей решения и не требует обсуждения, либо который уже практически решен. Не тратьте время своих подчиненных на решение тех проблем, которые этого времени, по сути, не стоят. Всегда думайте об актуальности проблематики.

Будьте всегда конкретны во времени. Вы должны давать понять своим подчиненным, что каждая минута имеет значение. Делайте специальные штрафы за опоздания: денежные, физические или моральные. Придумайте метод, при котором все ваше подчинение будет работать как часы.

Разбираясь в тонкостях того, как проводить совещание, нужно разделить это комплексное занятие на части и рассмотреть каждый пункт отдельно.

Определяемся с целью и необходимостью совещания

Очень важно определиться с тем, для чего оно вам нужно. Возможно, вы имеете конкретную  информацию, а может перед всем коллективом встала серьезная проблема? Очертите уже изначально цель всеобщего собрания, чтобы от этой цели двигаться дальше. Направление действий коллектива, новые идеи, конфликтные ситуации или необходимое обсуждение – все  может стать целью будущей планерки или летучки.

Список присутствующих

Определитесь четко с тем, кто именно вам нужен на совещании. Не нужно без разбору приводить на собрание всех, нужно знать, кто в обсуждаемой проблеме компетентен и ссылаться на них. Как вы сможете проводить совещание, если половине людей это может быть совершенно не интересно. Определившись с целью совещания, пригласите ключевых работников, которые более всего компетентны в теме. Не забывайте про смежные вопросы, которые могут возникнуть во время обсуждения, и без лишних сомнений зовите людей, которые в этих вопросах могут пригодиться.

Конечно, даже вопросов не вызывает тот факт, что на собрании должны присутствовать работники, которые должны будут выполнять те или иные функции, обговариваемые на планерке. Всем, кому информация пригодится во время работы, разошлите приглашения.

Определитесь с повесткой дня

Для этого нужно руководиться специальным списком, который вы должны иметь не только в уме, но желательно и на бумаге:

  • Дата и время планерки, летучки или совещания, место проведения мероприятия;
  • Укажите, кто проводит это совещание (кроме вас могут присутствовать эксперты или компетентные комментаторы);
  • Напишите список участников (по именам желательно, но если команда очень большая, то по группам, цехам, офисам, секциям и т п);
  • Расставьте ключевые роли;
  • Очертите формат встречи;
  • Временные ограничения в самом проведении или отдельных выступлениях;
  • Определитесь, нужна ли участникам совещания какая-либо специальная подготовка.
  • Временные рамки

Вы должны понимать, что не разберетесь с вопросом как эффективно проводить совещание, если не будете понимать  значения временных рамок встречи. Не забывайте, что человек только первые полчаса активно может воспринимать и слушать информацию. Постарайтесь не затягивать с этим мероприятиям. Естественно, ваше совещание может длиться до двух часов, но чем сжатее оно будет во времени, тем лучше.

Обдумайте место проведения

Вы должны знать конкретно, где именно хотите провести свое совещание и какие средства для этого вам понадобятся (проекторы, телефоны, мультимедийные доски, чертежи или прочее). Обдумайте все вплоть до мебели и размеров помещения. Такие детали, как цвет стен и количество окон, могут качественно влиять на эффективность мероприятия.

Роли участников

Нужно ориентироваться,  как проводить совещание с умом и эффективностью при помощи отведенных для этого специалистов. Вы должны расставлять акценты в любом собрании и задействовать как можно больше ключевых людей. Если вы выступаете на этой планерке лидером, то вам необходимо самому полностью или же частично вести переговоры. Вы должны доносить до слушателей главные цели и что самое главное – донести результаты и подвести итоги. Если собрание в форме дискуссии, то вам понадобится посредник, а если дискуссия начинает медленно сползать с намеченной траектории, то для поддержания её обсуждения понадобятся ассистенты. Секретарь необходим для фиксации всего сказанного, а эксперт – для подтверждения или опровержения гипотез и высказывания компетентного мнения.

Ваша подготовка

Вы должны иметь на руках все нужные документы и цифры. Вы должны прекрасно понимать что есть секреты того как проводить свое совещание более эффективно, психологически располагая к себе публику. Займитесь своей манерой речи и поведения, постарайтесь быть убедительнее и конкретнее. Держите перед собой повестку дня постоянно. Обрастите её фактами, мнениями, комментариями и подтверждениями. Вы должны быть компетентны в предстоящем вопросе.

Выводы

Научитесь делать выводы. Как бы ни была убедительна информация, выложенная вами на публику в течение предыдущего часа, Вы должны подвести черту и выдать факт. Для выводов могут требоваться голосования, вы должны быть готовы выступить объективной и компетентной стороной.

Любая команда любит сильного и уверенного в себе оратора. Красноречие – прекрасный дар, но в деловом мире, где каждая минута имеет свою цену, вы должны уметь быстро и качественно доносить информацию до публики. Если вы будете кратки, конкретны, объективны, внимательны к чужому мнению и настойчивы на своем – любое совещание будет иметь только положительные результаты. Не бойтесь уточнять информацию, требуйте компетентных комментариев, будьте на страже фактам. Не позволяйте никому доминировать над вами и с железной стойкостью несите планку лидера.

Комментарии  
-1
Отличная статья! Особенно понравился момент по ролям участников совещания. Если коснуться онлайн совещаний, особое внимание надо уделить площадке для его проведения.
Ответить Ответить с цитатой